Oznámení o zpracování osobních údajů

Datum účinnosti: 29. června 2023

Společnosti Trueside s.r.o., IČ: 048 26 086, se sídlem Roháčova 145/14, Žižkov, 130 00 Praha 3, zapsané v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, sp. zn.: C 254281 (dále jen „správce“, „společnost“ nebo „my“) záleží na ochraně Vašich osobních údajů, proto si prosím přečtěte, jak společnost zpracovává Vaše osobní údaje a jak s nimi nakládá.

Obsah

Toto oznámení se vztahuje na zpracování osobních údajů v případě, že jste naším obchodním partnerem (klientem, spolupracujícím freelancerem anebo dodavatelem služeb), talentem, influencerem, návštěvníkem našich webových stránek nebo jste nás kontaktoval prostřednictvím formuláře na našich webových stránkách či live chatu anebo odebíráte náš newsletter.

Jaké moje osobní údaje zpracováváte?

Obchodní partneři – klienti

Pokud jste naším obchodním partnerem – klientem, zpracováváme zejména identifikační osobní údaje, jako je jméno, příjmení (případně označení Vaší obchodní společnosti), adresa Vašeho sídla, případně sídla Vaší společnosti a kontaktní údaje jako je e-mailová adresa a telefonní číslo, případně IČO nebo DIČ, číslo Vaší objednávky nebo číslo smlouvy, kterou jsme spolu uzavřeli a naši komunikaci. Dále zpracováváme číslo Vašeho bankovního účtu, označení vystavených či přijatých faktur.

Může se jednat o osobní údaje přímo Vás, pokud jste fyzická osoba podnikající, nebo zástupců, případně kontaktních osob, Vaší společnosti.

Pokud spolu ještě nespolupracujeme, můžeme Vás kontaktovat s nabídkou spolupráce. Pak zpracováváme zejména Vaše jméno, příjmení, případně společnost, ve které pracujete (včetně pozice, na které působíte) a Vaše kontaktní údaje jako je telefon nebo e-mailová adresa.

Obchodní partneři – spolupracující freelanceři a dodavatelé služeb

Pokud jste naším obchodním partnerem – freelancerem anebo dodavatelem služeb, zpracováváme zejména identifikační osobní údaje, jako je jméno, příjmení (případně označení Vaší obchodní společnosti), adresa Vašeho sídla, případně sídla Vaší společnosti a kontaktní údaje jako je e-mailová adresa, telefonní číslo a kontaktní adresa, případně IČO nebo DIČ, číslo Vaší objednávky nebo číslo smlouvy, kterou jsme spolu uzavřeli a naši komunikaci. Dále zpracováváme číslo Vašeho bankovního účtu, označení vystavených či přijatých faktur.

Může se jednat o osobní údaje přímo Vás, pokud jste fyzická osoba podnikající, nebo zástupců, případně kontaktních osob, Vaší společnosti.

U obchodních partnerů – freelancerů ještě zpracováváme výstupy dodané v souvislosti se smlouvou a jejich fotografie.

Influenceři

Pokud jste influencerem a spolupracujeme s Vámi, můžeme o Vás zpracovávat zejména identifikační osobní údaje, jako je jméno, příjmení (popř. označení Vaší společnosti), adresa trvalého i přechodného bydliště a místo Vašeho působení, případně umělecký pseudonym, datum narození (věk), popř. Vaše rodné číslo, dále kontaktní údaje jako je e-mailová adresa a telefonní číslo, případně IČO a DIČ a naši komunikaci. Dále zpracováváme číslo Vašeho bankovního účtu, označení přijatých faktur.

Dále zpracováváme fotografie s Vaší podobiznou, videozáznamy a audiozáznamy, kde je zaznamenána Vaše podobizna a Váš hlas, Vaše výstupy a příspěvky, které nám dodáte v rámci naší spolupráce. Také můžeme zpracovávat informace o Vašem profilu na YouTube či jiných sociálních sítích, návštěvnost takového profilu a další analytická data, jako je dosah příspěvků, geografické a demografické údaje ze sociálních sítí, počet příspěvků v kampani, jejich zhlédnutí, označení zapojených influencerů, Vaše fotografie, základní identifikační údaje a některé analytické údaje ze sociálních sítí také v rámci naší spolupráce zveřejňujeme na našich webových stránkách, v prezentacích a klientském rozhraní, abychom mohli našim obchodním partnerům navrhnout a připravit vhodnou kampaň a poskytovat obdobné služby.

Pokud spolu ještě nespolupracujeme, můžeme Vás kontaktovat s nabídkou spolupráce. Pak zpracováváme zejména Vaše jméno, příjmení, případně společnost, ve které pracujete a Vaše kontaktní údaje jako je telefon nebo e-mailová adresa a odkaz na sociální síť (popř. sociální sítě), na které působíte, včetně uměleckého pseudonymu a označení profilu na dané sociální síti.

Talenti

Pokud jste talentem a spolupracujeme s Vámi, můžeme o Vás zpracovávat zejména identifikační osobní údaje, jako je jméno, příjmení (popř. označení Vaší společnosti), adresa trvalého i přechodného bydliště, případně umělecký pseudonym, datum narození (věk), popř. Vaše rodné číslo, dále kontaktní údaje jako je e-mailová adresa a telefonní číslo, případně IČO a DIČ a naši komunikaci. Dále zpracováváme číslo Vašeho bankovního účtu, označení přijatých faktur.

Dále zpracováváme fotografie s Vaší podobiznou, videozáznamy a audiozáznamy, kde je zaznamenána Vaše podobizna a Váš hlas, Vaše výstupy, které nám dodáte v rámci naší spolupráce, případně odkaz na Vaše sociální sítě a webové stránky, kde profesně působíte či kde prezentujete Vaši práci.

Návštěvníci webových stránek

Pokud jste návštěvníkem webových stránek společnosti, zpracováváme osobní údaje týkající se Vašeho chování na našich stránkách a případně další online identifikátory, jako je IP adresa nebo cookies. Informace o cookies, které zpracováváme, naleznete zde, stejně jako informaci, jak odvolat či udělit případný souhlas s jejich zpracováním.

Návštěvníci webových stránek, kteří nás kontaktovali prostřednictvím kontaktních formulářů

Pokud jste navštívili naše webové stránky a kontaktovali nás prostřednictvím kontaktního formuláře, zpracováváme Vaše jméno, případně příjmení, e-mailovou adresu a IP adresu a samozřejmě naši komunikaci, kterou jsme v návaznosti na navázání společného kontaktu vedli. Může se stát, že jste do zprávy formuláře uvedl/uvedla i další osobní údaje, pak zpracováváme i ty.

Uživatel live chatu

Může se také stát, že nás kontaktujete prostřednictvím live chatu, pak s největší pravděpodobností zpracováváme Vaše jméno, IP adresu, lokační údaje a příjmení, pokud bylo uvedeno v live chatu. Dále rovněž platí, že zpracováváme i další osobní údaje nám poskytnuté v průběhu tohoto chatu a komunikaci, kterou jsme spolu v live chatu vedli.

Odběratel newsletteru

Jestliže se rozhodnete odebírat náš newsletter, pak budeme zpracovávat Vaše jméno, příjmení a e-mailovou adresu. Dále můžeme zpracovávat označení Vaší firmy a pozice, na které působíte, pokud se rozhodnete nám ji sdělit při přihlášení k newsletteru.

Proč moje osobní údaje zpracováváte?

Vaše osobní údaje zpracováváme z několika důvodů, které Vám níže popíšeme. Každý z uvedených důvodů však musí být podložen ještě právním základem zpracování, aby bylo zpracování osobních údajů společností zákonné a v souladu s příslušnými právními předpisy.

Níže jsme pro Vás připravili přehled tzv. právních základů a účelů, tedy důvodů, proč osobní údaje zpracováváme.

Plnění smlouvy nebo přijetí opatření před uzavřením takové smlouvy

Mezi důvody, nebo také účely, za jakými osobní údaje zpracováváme, patří zejména následující:

abychom Vám mohli poskytnout služby, které si domluvíme,
pokud jste naším obchodním partnerem, abychom Vás mohli kontaktovat a efektivně s Vámi komunikovat ve věci naší spolupráce,
pokud jste influencerem či talentem s námi spolupracujícím, abychom s Vámi také mohli efektivně komunikovat a realizovat naší spolupráci, abychom mohli vyhodnocovat výsledky naší spolupráce, a případné společné kampaně, a zlepšovat tak další společné počiny,
abychom mohli našim obchodním partnerům navrhnout a připravit vhodnou kampaň a poskytovat další obdobné služby,
abychom s Vámi mohli komunikovat prostřednictvím live chatu,
abychom Vás mohli kontaktovat zpět, pokud vyplníte náš kontaktní formulář na webových stránkách.

Náš oprávněný zájem

Mezi důvody, nebo také účely, za jakými osobní údaje zpracováváme, patří zejména následující:

abychom mohli podniknout příslušné právní kroky, pokud nebudete platit za naše služby,
abychom Vás mohli kontaktovat s nabídkou spolupráce a dalších služeb, které společnost poskytuje,
abychom mohli nabídku, kterou poskytujeme, přizpůsobovat Vašim potřebám,
abychom mohli vyhodnocovat naši probíhající spolupráci a obecně naše počiny v marketingu, dosah spoluprací, kvalitu, rozsah a dosah tvořeného obsahu,
abychom Vám mohli poskytnout lepší zážitek z návštěvy našich stránek.

V takovém případě může být náš oprávněný zájem například následující:

zlepšení nabídky služeb na webových stránkách na základě monitorování chování na webových stránkách,
ochrana práv společnosti,
rozšíření sítě obchodních partnerů, influencerů a talentů, a
určení, výkon nebo obhajoba právních nároků.

Souhlas se zpracováním osobních údajů

Abychom Vám mohli zasílat náš newsletter, kde informujeme o novinkách, akcích a podcastech, které jsme pro Vás připravili, potřebujeme Váš souhlas. Ten udělujete na 5 let při přihlašování k odběru newsletter a můžete jej kdykoliv odvolat zasláním emailu na gdpr@trueside.cz anebo ukončením odběru newsletteru v každém sdělení, které Vám zašleme.

Další způsoby zpracování

Osobní údaje influencerů, talentů a našich obchodních partnerů rovněž zpracováváme, abychom mohli plnit naše zákonné povinnosti, které nám ukládají právní předpisy, to zejména v oblasti daní a účetnictví.

Dále osobní údaje influencerů a talentů zpracováváme prostřednictvím profilování, a to aplikováním filtru na naší databázi, když pomáháme vybírat vhodného influencera/talenta pro našeho obchodního partnera či kampaň. V souvislosti s profilováním náleží influencerům a talentům další práva, která jsou uvedena níže.

Musím Vám osobní údaje poskytnout?

Občas zpracováváme osobní údaje pro účely, pro které není nezbytné nám tyto údaje poskytnout, jako je třeba zasílání newsletteru. Pokud však chcete využívat naše služby, spolupracovat s námi nebo třeba chcete, abychom Vás kontaktovali na základě kontaktního formuláře, Vaše osobní údaje potřebujeme, abychom s Vámi mohli uzavřít smlouvu a služby Vám poskytovat nebo abychom Vás mohli třeba kontaktovat. Bez toho to bohužel nepůjde.

Pokud jste naším obchodním partnerem nebo influencerem / talentem, zpracováváme Vaše osobní údaje také prostřednictvím klientského rozhraní. Některé osobní údaje, které nám poskytnete, vkládáme do klientského rozhraní, abychom usnadnili naši spolupráci. Případně osobní údaje získáváme při vyhodnocení pozdější spolupráce (co se týká analytických údajů z Vašich profilů na sociálních sítích a zveřejněných příspěvků).

Musím Vám dávat vždy souhlas ke zpracování svých osobních údajů?

V některých případech potřebujeme ke zpracování Vašich osobních údajů Váš souhlas se zpracováním osobních údajů. Ne vždy je však zpracování na souhlasu založeno, a proto budeme Váš souhlas vyžadovat pouze tam, kde to bude nezbytné pro to, abychom mohli Vaše osobní údaje zpracovávat.

Jak dlouho budete moje osobní údaje uchovávat?

V případě, že s námi podepisujete nějakou smlouvu, objednáváte si u nás služby, je třeba uchovávat Vaše osobní údaje nejen po dobu trvání této smlouvy, ale také po tom, co Vám dodáme objednané služby. Je tomu tak např. z důvodu odstoupení od smlouvy, reklamace, uplatňování náhrady škody, proto Vaše osobní údaje uchováváme po dobu 10 let od ukončení smlouvy. Nemůžeme tedy Vaše osobní údaje smazat hned po dodání služeb.

Podle příslušných právních předpisů jsme také povinni uchovávat např. daňové doklady po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo, a to včetně Vašich osobních údajů na nich uvedených.

Osobní údaje uchováváme vždy po dobu nezbytnou a přiměřenou k danému účelu, tj. důvodu, proč Vaše osobní údaje zpracováváme. Doba uchování je určena zejména pomocí následující logiky:

po dobu trvání smluvního závazku s Vámi,
po dobu nezbytnou k ochraně práv společnosti,
po dobu trvání oprávněných zájmů společnosti, pokud je taková doba přiměřená danému účelu zpracování,
po dobu určenou právními předpisy,
po dobu nezbytnou k určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků,
po dobu, po kterou byl udělen souhlas se zpracováním osobních údajů.

Předáváte mé osobní údaje nějakým dalším osobám?

K osobním údajům mají ve společnosti přístup pouze pověření zaměstnanci a spolupracovníci. K zajištění chodu naší společnosti dále předáváme Vaše osobní údaje externí účetní v rozsahu nezbytném pro její činnost, k některým osobním údajům má dále přístup náš programátor, veřejný poskytovatel cloudu a osoby s námi spolupracující (freelanceři), přepravní společnosti a společnost zajišťující elektronické podepisování dokumentů. S rozesíláním newsletteru nám také pomáhá příslušný rozesílatel, který má přístup k Vašim osobním údajům, pokud jste se přihlásili k odběru. Také můžeme předávat Vaše osobní údaje příslušným orgánům státní správy nebo veřejné moci. Dále můžeme předávat osobní údaje našim právním zástupcům a dalším osobám za účelem ochrany našich práv. Všichni tito příjemci Vašich osobních údajů jsou povinni chránit Vaše osobní údaje stejným způsobem jako my, tedy v souladu s platnými právními předpisy. Pokud tito příjemci zpracovávají osobní údaje jako zpracovatelé, máme s nimi uzavřené příslušné smlouvy.

Mám nějaká práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů?

Samozřejmě, náleží Vám veškerá práva, jež Vám přiznávají právní předpisy.

Máte možnost nás požádat, abychom Vám sdělili, jaké Vaše osobní údaje zpracováváme, jakým způsobem, po jakou dobu, kde je získáváme, komu je předáváme a k těmto údajům Vám může být umožněn i přístup, tedy poskytnuta kopie zpracovávaných osobních údajů.

Můžete po nás požadovat také opravu nepřesných nebo doplnění neúplných osobních údajů.

Rovněž nás můžete požádat o výmaz Vašich osobních údajů, za určitých podmínek jsme povinni pak tyto osobní údaje vymazat, ne však vždy, v některých případech si můžeme osobní údaje dále ponechat.

Také máte za určitých podmínek právo požadovat omezení zpracování, např. pokud popíráte přesnost osobních údajů a my jejich přesnost ověřujeme.

Pokud byste chtěl změnit poskytovatele služeb, případně předat osobní údaje dalšímu správci osobních údajů, máte za určitých podmínek právo na to, abychom Vám je poskytli ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

Rovněž máte právo kdykoliv odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů, jak uvádíme výše.

Pokud jste influencerem či talentem s námi spolupracujícím, můžete být předmětem profilování. Influencerům a talentům jsme přiřadili např. klíčová slova a podle těchto klíčových slov je možné filtrovat Vaše zobrazení v našem interním a klientském rozhraní. Pokud máte pocit, že byla profilováním omezena Vaše práva, dejte nám vědět, abychom mohli profilování překontrolovat, můžete také vyjádřit svůj názor nebo rozhodnutí učiněné na základě profilování napadnout.

Kromě výše uvedených práv máte ještě právo vznést námitku proti zpracování týkající se Vaší konkrétní situace, například, pokud zpracováváme Vaše osobní údaje pro naše oprávněné zájmy nebo zpracováváme osobní údaje způsobem zvaným profilování.

V případě, že máte podezření, že při zpracování Vašich osobních údajů porušujeme zákon, či jiné platné právní předpisy, máte možnost podat stížnost u Úřadu na ochranu osobních údajů či se obrátit na příslušný soud.

Kde se dozvím o zpracování osobních údajů a mých právech více informací?

Aktuální informace o zpracování Vašich osobních údajů se dozvíte vždy prostřednictvím tohoto prohlášení. Sledujte proto datum účinnosti prohlášení na první stránce.

Pokud by pro Vás výše uvedené nebylo dostačující a měli byste další otázky týkající se ochrany Vašich osobních údajů, společnost Vám je ráda zodpoví. Kontaktovat společnost můžete na výše uvedené adrese nebo prostřednictvím e-mailové adresy gdpr@trueside.cz.